Obligaciones fiscales

Las Obligaciones Fiscales de la empresa son las siguientes:

Antes de comenzar la actividad

• Presentar la declaración censal (modelo 036 ó 037)
• Darse de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (en el modelo 036 anterior si está exento de pago y en los modelos 840 y 848 si tributa)

Después de comenzar la actividad

• Deberá presentar las declaraciones del IVA trimestralmente (modelo 303) y un resumen anual (modelo 390)
• Debe declarar sus ingresos:
  • Si tributa por el Impuesto sobre la Renta – IRPF (autónomos, sociedades civiles y comunidades de bienes); trimestralmente deberá efectuar los pagos fraccionados a cuenta (modelos 130 y 131) y anualmente la declaración del IRPF (modelo D-100)
  • Si tributa por el Impuesto de Sociedades (sociedades mercantiles); trimestralmente deberá efectuar los pagos fraccionados a cuenta (modelo 202) y anualmente la declaración del Impuesto de Sociedades (modelo 200)
• Si realiza pagos sometidos a retención, ya sea por tener empleados o efectuar pagos a profesionales, por abonar rendimientos del capital mobiliario, etc. (modelos 111 y 190)
• Deberá realizar la declaración anual de operaciones con terceros durante el mes de marzo, cuando en el año anterior hayan realizado operaciones con otra persona o entidad que en su conjunto hayan superado los 3.006 Euros (modelo 347)

Estructura económico-financiera de la empresa

Contabilidad de la empresa
Para muchas personas la contabilidad no es vista más que una obligación legal, algo que debe llevarse porque no hay más remedio, ignorando lo importante y lo útil que puede llegar a ser.
La contabilidad, quizás es el elemento más importante en toda empresa o negocio, por cuanto permite conocer la realidad económica y financiera de la empresa, su evolución, sus tendencias y lo que se puede esperar de ella.
La contabilidad no sólo permite conocer el pasado y el presente de una empresa, sino el futuro, lo que viene a ser lo más interesante.
La contabilidad permite tener un conocimiento y control absoluto de la empresa. Permite tomar decisiones con precisión. Permite conocer de antemano lo que puede suceder. Todo está plasmado en la contabilidad.
La contabilidad es mucho más que unos libros y estados financieros que se tienen para presentárselos a las diferentes autoridades administrativas que lo pueden solicitar.
Para el pequeño empresario, la contabilidad no es más que un gasto que tratan de evitar por todos los medios. Hasta pretenden llevarla ellos mismos.
Pero ignoran la herramienta que les permitirá administrar correctamente su efectivo, sus inventarios, sus cuentas por cobrar y por pagar, sus pasivos, sus costos y gastos y hasta sus ingresos.
Tener el conocimiento global la empresa, y de cómo funciona, permite el empresario tomar mejores decisiones, anticiparse a situaciones difíciles, o poder prever grandes oportunidades que de otra manera no puede avizorar, y por consiguiente no podrá aprovechar.
La contabilidad, es sin duda la mejor herramienta que se puede tener para conocer a fondo su empresa; no darle importancia es simplemente tirar a la basura posibilidades de mejoramiento o hasta la posibilidad de detectar falencias que luego resulta demasiado tarde detectarlas.

El propósito básico de hacer contabilidad es proveer información útil acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, administradores y gobierno. En consecuencia, como la contabilidad sirve a un conjunto de usuarios, se origina diversas ramas o subsistema. Ahora bien, tomando en cuenta la diferentes necesidades de información de los diversos segmentos de usuarios, la información total que se genera en una entidad económica para diferentes usuarios se ha estructurado en tres subsistema.

Tipos de contabilidad

1ª Subsistema de información financiera: Esta compuesto por una serie de elementos que lo configuran. Entre los principales están normas de registros, criterios de contabilización, formas de presentación etc. A este subsistema de información se le conoce con el nombre de contabilidad financiera. La contabilidad financiera es un sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos económicos que le afecta, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos a la organización para su toma de decisiones.
2º Subsistema de información administrativa: Se agrupan en la contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa es un sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones.
3º Subsistema de información fiscal: en forma similar de los casos anteriores la contabilidad fiscal en un sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario especifico: El fisco.

Ventajas de la contabilidad para una empresa
La contabilidad supone una importante fuente de información para la empresa, y dentro de la infinidad de ventajas que aporta su aplicación en el mundo empresarial, hemos seleccionado algunas de las más importantes:

• Gracias a ella podemos conocer en cualquier momento cuántas son las cantidades exactas que debemos y cuáles son las que nos deben.


• Permite diferenciar los gastos que crean los propietarios sobre los que genera el propio negocio.


• Su estudio y aplicación nos alertan de los gastos generales y las inversiones realizadas.


• Ayuda a conocer cuál es el coste de producción de un servicio o producto determinado, permitiendo averiguar el precio por el que se debería de vender.


• En cualquier momento podemos saber el dinero que estamos ganando, o perdiendo.


• Gracias al balance general y el estado de resultados, podremos averiguar cuál es nuestra actual situación financiera.

Pincipio de devengo
El principio de devengo es una norma recogida por el Plan General de Contabilidad (PGC) que tiene como objetivo que las cuentas anuales de una empresa reflejen con claridad el patrimonio, la situación financiera y los resultados económicos conseguidos por ésta.
Más concretamente, el PGC sostiene que “los efectos de las transacciones o hechos económicos se registrarán cuando ocurran, imputándose al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran, los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro”.

Con el principio de devengo nos aseguramos que en cada año contable la empresa llevará a la cuenta de resultados (cuenta de pérdidas o ganancias) exclusivamente los gastos e ingresos que correspondan a ese periodo.

Diferencia entre gasto, pago, coste e inversión
GASTO hace alusión al momento en que adquirimos algún material o recurso y lo ponemos a disposición de la empresa. Por ejemplo, recogemos diez sacos de urea, en ese mismo momento, a nivel contable, debemos anotar un gasto por el importe de los mismos.
El PAGO, sin embargo, se da en el momento que se desembolsan las unidades monetarias para sufragar dicho gasto. Quizás paguemos el abono al contado, al día siguiente de haberlo recogido, o bien lo paguemos mediante una transferencia una semana después. Cuando realizo dicho desembolso de dinero estamos haciendo un pago.
El COSTE no se produce hasta el día en que dicho insumo se inmoviliza o destruye dentro del proceso productivo al que se destina. En el caso del abono, quizás hasta tres meses después de haberlo traído a nuestra explotación, no se aporta al terreno. Cuando lo aplicamos en el suelo, ya queda retenido por el mismo (inmovilizado) y ya puede computarse como un coste de ese cultivo. Solemos calcular los costes de cultivo de una campaña concreta, ya que ellos reflejan el valor económico de todos los factores de producción que se han necesitado para obtener una cosecha.
Hay algún concepto más, como podría ser el de INVERSIÓN, el cual se refiere a cuando adquirimos unos bienes (podríamos pensar en un nuevo tractor, un equipo informático, etc.) que sabemos van a participar en el proceso productivo más de un ejercicio económico, por lo que no sería correcto computarlo como un coste en el año que adquirimos dicho bien. Dicho importe, lo debemos de considerar y tratar como una inversión, que seguramente vamos a amortizar en varios años, puesto que son varios los años en que nos será útil.

Cuentas anuales
Las Cuentas Anuales son unos estados que tienen por objeto permitir un conocimiento de la realidad económica y financiera de una empresa.
La Ley de Sociedades de Capital las recoge en el artículo 254:
“Artículo 254. Contenido de las cuentas anuales.
1. Las cuentas anuales comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto el ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria.
2. Estos documentos, que forman una unidad, deberán ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad, de conformidad con esta ley y con lo previsto en el Código de Comercio.
3. La estructura y contenido de los documentos que integran las cuentas anuales se ajustará a los modelos aprobados reglamentariamente.”

A) El Balance.
Ofrece una visión estática de la empresa.
Recoge el conjunto de bienes y derechos que forman el activo de una empresa, y los recursos propios y fondos ajenos con que se financian éstos.
Las Cuentas Anuales obligan a presentar conjuntamente el Balance a fecha de cierre del ejercicio junto con el de cierre del ejercicio anterior, por lo que permite comparar la evolución de las partidas, pero no aclara cuales son los motivos de estos cambios, para ello tendremos que acudir a otras Cuentas Anuales.
B) La Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Ofrece información sobre el resultado económico de la empresa en un ejercicio determinado.
Se formula como una cuenta en la que, a los ingresos obtenidos en la actividad ordinaria o no de la empresa, se restan los gastos en los que se ha incurrido, hasta obtener un excedente generado por la empresa durante el periodo.
C) El Estado de Cambios del Patrimonio Neto.
Tradicionalmente se consideró en nuestro ordenamiento que si el Patrimonio Neto de una empresa variaba era, o por aportaciones externas, o porque se obtenía un beneficio o una pérdida en la actividad.
Actualmente el esquema es un poco más complejo por cuanto existen determinadas operaciones que determinan que se imputen variaciones al Patrimonio Neto sin que exista un resultado, así por ejemplo cuando se valoran ciertos activos financieros a su valor razonable sin que se hayan vendido realmente, o cuando se percibe una subvención para adquirir un activo, sin que se impute al resultado.
El Estado de Cambios del Patrimonio Neto ofrece información sobre todas las operaciones que afectan a los Fondos Propios, ya deriven del resultado económico del ejercicio (beneficio o pérdida), de operaciones imputadas al Patrimonio Neto directamente, o de operaciones realizadas con los propietarios del capital (ampliaciones del capital, reparto de dividendos…).
D) El Estado de Flujos de Efectivo.
Este estado pretende ofrecer información. No sobre los resultados de la empresa, sino sobre sus medios para financiar sus operaciones.
Recoge, lo que en economía se denomina Cash-Flow, o Flujos de Caja, esto es, la evolución de los recursos financieros de la entidad, con independencia de los obtiene con sus propias operaciones, o si derivan de aportaciones ajenas.
E) La Memoria. Artículo 259 (de la Ley de Sociedades de Capital).Objeto de la memoria.
La memoria completará, ampliará y comentará el contenido de los otros documentos que integran las cuentas anuales.
La Memoria facilita información adicional sobre la empresa, que no se recoge en las cuentas anteriores, o que lo hace de forma que se considera insuficiente.

Estados provisionales de cuentas de resultados de balance y tesorería (cash flow)
Debo hacer un seguimiento diario de lo que cobre y de lo que pago. Necesito hacer la previsión de cobros y pagos para así saber lo que necesito financiar.

Punto muerto. Punto de absorción de los costes fijos o umbral de rentabilidad
En economía, el punto muerto, punto de equilibrio o umbral de rentabilidad (en inglés break-even point - BEP) es el número mínimo de unidades que una empresa necesita vender para que el beneficio en ese momento sea cero. Es decir, cuando los costes totales igualan a los ingresos totales por venta.
A partir de este volumen mínimo de producción y venta, este producto será rentable para la empresa, en la medida que la empresa consiga seguir produciéndolo y vendiéndolo. Si se produce y no se vende, no sólo no generará ingresos para la empresa, sino que generará costes de almacenaje para la misma. Es decir, a partir de la siguiente unidad producida y vendida, el margen o contribución unitaria, definida como (PV_u - CV_u), siendo "PV_u" el precio de venta unitario y "CV_u" el coste variable unitario, se dedica, una vez cubiertos los costes fijos totales, a generar beneficio, ya que los costes variables unitarios se recuperan con la venta de cada unidad. La empresa será rentable o no, dependiendo del número de productos que comercialice, y dependiendo de si todos ellos conjuntamente contribuyen a generar beneficios a través de la diversificación de la cartera de productos. Solamente podríamos asegurar que la empresa es rentable si la empresa comercializa únicamente un solo producto, y este ha conseguido alcanzar el umbral de rentabilidad o punto muerto.

Ratio Umbral de Rentabilidad = (Costos fijos) / (Margen de contribución unitaria)

Periodo medio de maduración económico y financiero

El período medio de maduración de una empresa es el tiempo que transcurre desde que invierte una unidad monetaria en la adquisición de factores hasta que es convertida en liquidez a través de su cobro por la venta del producto o servicio ofrecido.

Ratios económicos y financieros

Ratio es la relación o proporción que se establece entre dos cantidades o medidas. También se denomina comúnmente “razón” o indicador.
La forma de relacionar las dos medidas puede ser mediante cualquier operador matemático (suma, resta, multiplicación, división, o combinaciones) siendo el más utilizado la división. También es posible utilizar otras funciones, más complejas, como las regresiones, modelos de series temporales, etc.

-Ratios económicos:
Utilizados en el análisis económico, y por tanto orientados al estudio de cómo una empresa genera resultados (beneficios o pérdidas) y la manera de mejorarlos. Para ello, y como es evidente, la mayoría se centran en la cuenta de resultados empresarial.
El análisis desde la perspectiva económica de la empresa se estructura en dos pilares, uno es el estudio de su capacidad productiva, es decir, las diferentes inversiones que tiene la empresa y que, en definitiva, son los que generan rendimientos. El otro pilar fundamental es precisamente estos rendimientos, es decir, sintetizar los resultados de la gestión realizada sobre esos activos y que se obtienen como diferencia entre ingresos y gastos y que muestra la cuenta de resultados.
-Ratios financieros:
Se identifican como tales aquellos utilizados en el análisis financiero, y por tanto orientados al estudio de la estructura financiera de la empresa y a los compromisos que esta representa para la entidad.
Se trata por tanto, de ratios que permitan el estudio de la política de financiación de la empresa, el coste que esta representa y la capacidad de la entidad para su devolución o reembolso. Esto conlleva a un estudio en tres vertientes, que se comentan, a grandes rasgos, a continuación:

• Análisis de la composición de la estructura financiera. Una primera clasificación entre recursos propios y ajenos, y dentro de estos últimos un doble desglose basado en el plazo de vencimiento (corto y largo plazo) y en función de su remuneración (con o sin coste).
  1. Recursos propios
  2. Recursos ajenos
  - Largo plazo
  - Corto plazo. Dentro de los mismos se diferencia entre, comerciales y no remunerados, y no comerciales y remunerados

• Determinación y estudio del coste de las fuentes financieras utilizadas.
• Análisis de liquidez y solvencia, es decir, capacidad de generar recursos y liquidez para poder atender a sus compromisos.

Los costes, tipos, análisis de costes, planes de control de costes. Los programas de control de costes como elementos de cohesión y participación en la empresa.

Los costes de una empresa se pueden clasificar en dos grandes grupos:

a) Costes fijos

b) Costes variables

a) Costes fijos.
Son aquellos que no dependen del nivel de actividad de la empresa, sino que son una cantidad determinada, independiente del volumen de negocio.

Ejemplo: el alquiler de las oficinas. La empresa tendrá que pagar todos los meses el mismo alquiler con indepedencia del comportamiento de sus ventas.

Otros costes fijos: el sueldo de la secretaria del Presidente, el coste de financiación de los equipos informáticos, la minuta anual del abogado, la retribución del asesor fiscal, etc.

Los cotes fijos no son permanentemente fijos, sino que llegado a ciertos niveles de actividad pueden variar:

Ejemplos: los gastos de alquiler. Si la actividad de la empresa aumenta mucho, ésta se puede ver obligada a contratar más personal y, por tanto, puede que tenga que alquilar espacio adicional de oficinas.

De la misma manera, si su actividad cae mucho, la empresa puede empezar a reducir plantilla, con lo que el espacio actual de sus oficinas le puede quedar grande y decida trasladarse a otras oficinas más pequeñas.

Por ello, lo que se denominan costes fijos sería más correcto llamarlos costes semi-fijos.

b) Costes variables
Son aquellos que evolucionan en paralelo con el volumen de actividad de la compañía. De hecho, si la actividad fuera nula, estos costes serían prácticamente cero.

Ejemplos: en un bar el coste de las bebidas depende del número de bebidas servidas. En una empresa constructora, el coste del los ladrillos depende del volumen de obra, etc.

Toda empresa tendrá una serie de costes fijos y de costes variables. Incluso algunos costes que son fijos para una empresa, pueden ser variables para otra, y viceversa.

Ejemplo: Si un hotel tiene subcontratado el servicio de desayuno a una empresa de catering, este coste es variable (depende de la ocupación del hotel). Por el contrario, si tiene su propia cafetería que se encarga de los desayunos, este coste es fijo (le cuesta prácticamente lo mismo con independencia de los desayunos servidos).

Dentro de cada actividad, la empresa puede tener cierta flexibilidad para elegir el tipo de coste en el que quiere incurrir, fijo o variable.

Ejemplo: una imprenta puede establecer su propio servicio de reparto, adquiriendo varias furgonetas (coste fijo), o subcontratar este servicio a una agencia de mensajería (coste variable).

Una empresa puede tener en plantilla sus propios técnicos informáticos (coste fijo) o subcontratar este servicio a una empresa especializada (coste variable).

Una empresa puede tener su propio servicio de vigilancia, o subcontratar este servicio a una empresa de seguridad (coste variable).

El elegir entre costes fijos o costes variables tiene sus ventajas e inconvenientes:

• Coste fijos: el coste no varía, por lo que si la empresa aumenta su actividad el coste es el mimo y la empresa se beneficia de economías de escala (el coste unitario por producto va disminuyendo).

Sin embargo, la empresa incurrirá en este coste aunque su actividad sea muy reducida, lo que puede convertirse en una carga considerable que le lleve a dar pérdidas.

• Costes variables: su ventaja es que varían con el nivel de actividad, por lo que si la actividad es reducida el coste es, asimismo, reducido, lo que evita que la empresa entre en pérdidas.

Sin embargo, si la actividad aumenta el coste también aumenta, con lo que la empresa no se beneficia de economías de escala.

Control de costes
El control de los costos en una empresa es vital para el éxito de la misma, sobre todo si ésta es pequeña. Cualquier tipo de gasto y cualquier cuantía que éste implique puede tener un fuerte impacto en los resultados finales del negocio si se toma en cuenta la acumulación de éstos en el tiempo. No debe olvidarse que, en términos sencillos las utilidades de una empresa, pequeña, mediana o grande, están dadas por la diferencia de sus Ingresos Totales, menos sus Costos y Gastos.
La experiencia ha demostrado que no es sino hasta el fin de un ciclo contable y posterior a la liquidación o cierre contable que se logra evidenciar el comportamiento de los ingresos y los gastos en la empresa. La multiplicidad de las actividades operativas limitan la capacidad del dueño de la empresa o de sus administradores para mantener una confrontación continua de los ingresos y los gastos. Por lo anterior, una revisión continua de los gastos y una confrontación con los ingresos es altamente saludable para un buen flujo de caja del negocio. No debe olvidarse que, por lo general los ingresos son tratados como tales aún y cuando el efectivo no ha ingresado a la empresa. En este punto es necesario acotar que, desde el punto de vista contable, un ingreso lo es aún y cuando éste quede respaldado en una cuenta por cobrar.
Por el contrario, generalmente y a diferencia de los eventos que generan ingresos, los gastos suelen pagarse de contado, originando una salida de caja, afectando el flujo de efectivo y poniendo así en peligro a la empresa desde el punto de vista financiero.
Algunos actividades que pueden ser aplicadas para el control de los gastos, son:
1) Comparar precios. Con el advenimiento de los servicios tecnológicos y las plataformas que poseen nuestros proveedores, esta es una actividad que no tendrá fuerte impacto en la economía de la empresa. Esto permitirá comprar al mejor precio los bienes y servicios que impliquen gastos. Lo anterior debiera ser practicado para todos los rubros que componen los gastos de la empresa.
2) Aprovechar los descuentos. Esta actividad puede ser solventada durante el proceso de comparación de precios. Es común que nuestros proveedores en sus facturas proformas nos suministren información sobre las diferentes condiciones de sus propuestas y lo harán gustosos, en procura de materializar una venta.
Una de las razones que motivan excelentes descuentos son las compras de grandes cantidades. Sin embargo, en ese sentido hago las siguientes observaciones:
a) Aún y cuando podríamos estar ahorrando algún dinero en la compra de una gran cantidad de algún producto, esto podría traernos algún problema de flujo de caja que, al final de cuentas contrarreste el beneficio del descuento ya que podría obligar a la empresa a recurrir a préstamos para solventar gastos como sueldos o quizás pago a proveedores, por los cuáles tendríamos que pagar intereses que en nada contribuyan al bienestar de la empresa. Por lo tanto, antes de hacer una inversión que será diferida en el tiempo como gasto, se debe considerar si eso no nos va a limitar en el pago inmediato de otros compromisos.
B) Cuando la empresa es de una estructura en la que intervienen varios actores, de los cuales algunos son ajenos a la empresa, como administradores, proveedores, jefes financieros, podrían darse negociaciones "por debajo de la mesa", y no beneficiar en nada al negocio los descuentos ofrecidos por los vendedores. Esto puede ser paliado de diferentes maneras: Un buen sistema de control interno, una adecuada concienciación a los empleados y / o, tomando control por parte del dueño de la empresa de las negociaciones que en las existan estas circunstancias.
C) Finalmente, uno de los grandes problemas que he visto al realizar las auditorías es la existencia de material o productos obsoletos que con el tiempo ya no tienen ninguna funcionalidad. Por ejemplo tintas para impresora, ya porque son de modelos de impresoras que no circulan o porque se han secado; también se da con el papel que por la humedad se torna inutilizable; repuestos oxidados, etc. En consecuencia las personas a cargo de las compras deben mantener un adecuado protocolo para que la intención de aprovechar descuentos por compra de grandes cantidades, no resulte ruinosa para la empresa.
Un cuidado que debe tenerse es considerar la capacidad de almacenamiento que se tiene, para no tener que almacenar productos que por su naturaleza sean incompatibles y unos puedan dañar los otros.
3) Negociación. Otro aspecto importante en el control y reducción de los gastos de la empresa es la negociación. Hay que tener en cuenta que el propósito de todo proveedor es, a fin de cuentas, vender. Por lo que, una buena gestión a la hora de negociar y adecuadas técnicas obtenidas por la experiencia pueden ser altamente beneficiosas. Pero no tema negociar, podría tener mucho que ganar y nada que perder.
No obstante que la negociación en procura de mejores precios es importante, no deben olvidarse otros aspectos de gran importancia en las relaciones comerciales que no deberían perderse, por el hecho de no conseguir, en aglún caso particular, mejores precios que con otros proveedores.
Si bien, éstos no constituyen los únicos aspectos a tener en cuenta para el control de los gastos en la empresa ya que la lista es muy grande, si considero que es un buen inicio en el control de los gastos de nuestro negocio.

Una forma de realizar un control de costes es realizar presupuestos para revisar las desviaciones del mismo lo que nos puede dar ideas de donde están los fallos pero esto no será efectivo sino se hace un seguimiento continuo.

Asimismo se puede incentivar que toda la plantilla pueda dar ideas de como mejorar la producción mediante algún tipo de incentivo lo que además está relacionado con los recursos humanos ya que fomenta que el trabajador se implique con la idea de empresa.

 

Decisiones de inversión: plan de inversiones. Análisis de la inversión: VAN, TIR y Payback

Para analizar una inversión, debemos utilizar unas herramientas determinadas que nos ayuden a crear una composición de lugar, y en consecuencia, nos ofrezcan una visión global del proyecto para poder tomar una decisión sobre el mismo.
Existen diferentes fórmulas para poder obtener información al respecto, sin embargo la pieza básica de cualquier proyecto de inversión es el Cash-Flow, ya que independientemente de las variables contables de beneficios o pérdidas, es primordial darle al estudio un enfoque financiero considerando los pagos y cobros que dicha inversión va a provocar.
En base a la generación de los flujos de caja, disponemos de tres herramientas de análisis.

1) El Pay-Back (Plazo de recuperación)
Este método de análisis, se basa en calcular el tiempo que vamos a tardar en recuperar la inversión inicial, es decir, el tiempo necesario para que las entradas de caja generadas por la inversión, cubran todas las salidas originadas por la misma. Podríamos considerar por lo tanto, que este medio de análisis prioriza el estudio de la liquidez, y ahí es donde reside su mayor desventaja, puesto que el hecho de decantarnos por inversiones con un buen pay-back podría hacer que desestimásemos proyectos mucho más interesantes en cuanto a rentabilidad, pero que requieren de un plazo más dilatado para recuperar la inversión inicial.

2) VAN (Valor Actual Neto)
El VAN equivale al importe actualizado de todos los flujos de caja estimados, por lo tanto, su cálculo se realizará mediante la diferencia entre el valor actual de los cobros y pagos originados por la inversión. Por ello, un proyecto analizado por este método, deberá estimarse siempre y cuando el VAN sea superior a 0. El significado de esto es, que si dicho valor actualizado genera riqueza, la suma de todos los flujos de caja actualizados superarán la el desembolso inicial y los flujos de caja en ambos sentidos, con lo cual, se producirá ese beneficio neto actualizado que nos permitirá amortizar el capital invertido. Probablemente la mayor desventaja de este método, es la extrema sensibilidad a la tasa de descuento.

3) TIR (Tasa Interna de Retorno)
La TIR es la tasa de actualización que anula el VAN de la inversión, es decir, la tasa que provoca que el valor actual de lo cash flows iguale al desembolso inicial de la operación. Para ello, la verdadera utilidad de la TIR, además de comparar su valor como tal entre varios proyectos (siempre elegiremos el proyecto con mayor TIR), es comparar dicha tasa con el coste de la financiación requerida. Por ello, los proyectos calculados en base a la TIR, serán estimados cuando su resultado supere el valor del coste de capital. Quizás una de las principales desventajas de la TIR se base en su cálculo, ya que normalmente para evitar un cálculo más complejo, siempre se termina por realizar un cálculo por aproximaciones. De todos modos, el cálculo de dichas herramientas se simplifica enormemente mediante el uso de fórmulas en hojas de cálculo.
Sin embargo hay que tener en consideración que es vital tener cierta experiencia en el uso de dichas fórmulas, ya que por ejemplo el hecho de dejar un flujo de caja “vacío” en lugar de consignar un cero en la celda correspondiente de nuestra hoja de cálculo, hará que el resultado del análisis varíe. (Por mencionar una peculiaridad al respecto).
Personalmente, recomiendo la utilización de varias herramientas de manera simultánea, ya que unas nos ofrecerán una visión en términos absolutos, y otra en término porcentual, por lo que nuestra composición de lugar será bastante más amplia. Además de ello, el hecho de contar con un conjunto de indicadores, nos ayudará a definir más el resultado del proyecto de inversión, y facilitará la toma de decisiones en favor de los proyectos que nos ofrezcan un mayor retorno.
 

Fuentes de financiación propias y ajenas

• Financiación Ajena. Recoge todo el dinero que entra dentro de la empresa, pero que pertenece a terceros a quienes se debe devolver. Como en el caso de los préstamos recibidos por entidades financieras, y que se deben reembolsar en el plazo establecido.
• Financiación Propia. Constituida por todos los recursos propios de la empresa, que permanecen de manera estable en ella y que no tienen la obligación de devolver. Entre ellos encontramos las reservas (financiación interna) y el capital social y sus ampliaciones, que forman parte de las aportaciones realizadas por los socios.

 La gestión financiera: Alquiler, leasing, renting, confirming y facturing.

Factoring: Factura conformada por el banco, normalmente hasta 60.000 euros de riesgo. La entidad financiera nos anticipa el 90% de la factura y así aseguramos el riesgo del impagado futuro. Comporta unos gastos de intereses y comisión.

Confirming: Orden de cobro con un vencimiento determinado. Por ejemplo, descuento de efectos, pagarés, letras, etc. siempre que tengan fuerza ejecutiva. El confirming es más rápido y ágil que el confirming ya que el factoring siempre ha de pasar por el banco mientras el confirming no.

Renting: Su finalidad es no endeutarse con más activos ya que fiscalmente se considera un alquiler. Suele incluir el alquiler, mantenimiento, reparación, asistencia, RC e impuestos. Todo ello está incluido dentro de una misma cuota mensual.

Leasing o arrendamiento financiero: es un contrato mediante el cual, el arrendador traspasa el derecho a usar un bien a un arrendatario, a cambio del pago de rentas de arrendamiento durante un plazo determinado,al término del cual el arrendatario tiene la opción de comprar el bien arrendado pagando un precio determinado, devolverlo o renovar el contrato.

En efecto, vencido el término del contrato, el arrendatario tiene la facultad de adquirir el bien a un precio determinado, que se denomina «residual», pues su cálculo viene dado por la diferencia entre el precio originario pagado por el arrendador (más los intereses y gastos) y las cantidades abonadas por el arrendatario al arrendador. Si el arrendatario no ejerce la opción de adquirir el bien, deberá devolverlo al arrendador, salvo que el contrato se prorrogue.

Viabilidad económico y financiera del proyecto empresarial

-Viabilidad económica:

El estudio de la viabilidad económica no es otra cosa que la evaluación del proyecto. En esta parte se calcula la rentabilidad del proyecto. Para ello, se utilizan diversos indicadores, los más usados son el Valor Actual Neto (VAN) y la Tasa Interna de Retorno (TIR), también se puede usar la razón Beneficio Costo (B/C), indicadores de Costo Efectividad o de Período de Recuperación de la Inversión.

En este estudio se debe evaluar económicamente todas las opciones encontradas en los estudios anteriores. Es necesario analizar todas las alternativas que resulten de combinar las diversas opciones técnicas, financieras, de gestión y de mercado encontradas en los respectivos estudios de viabilidad. A veces una opción técnica que fue desechada en el correspondiente estudio de viabilidad, puede resultar conveniente al hacer un análisis integrando opciones de gestión, de mercado, legales y financieras.

En esta parte se ordenan los ítems de inversiones, de ingresos de operación (información que proporciona el estudio de mercado), los costos de operación, impuestos, depreciación, etc. Con estos ítems ordenados se construyen los flujos netos de ingresos futuros, que son el insumo básico utilizado en la evaluación económica del proyecto.

-Viabilidad financiera:
El estudio de la viabilidad financiera no es otra cosa que ver si existe suficiente dinero para financiar los gastos e inversiones que implica la puesta en marcha y operación del proyecto.
Por lo general, se dice que los buenos proyectos, es decir, aquellos con rentabilidad alta, con un riesgo razonable y bien evaluados, encuentran financiamiento con cierta facilidad. También se afirma que los proyectos deben ser evaluados con independencia de las fuentes de financiamiento. Lo que se observa en la realidad es, que no es fácil conseguir recursos financieros si no se cuenta con garantías reales (prendas sobre vehículos, hipotecas sobre terrenos o cascos, etc.) y que el acceso a créditos para los microempresarios tiene más de una dificultad.

El estudio de viabilidad financiera debe mostrar que con las diferentes fuentes de financiamiento a las que puede acceder el proyecto, es posible financiar todas las etapas del mismo. Estas fuentes pueden ser propias (capital aportado por los mismos socios), bancos, financieras, cooperativas de ahorro y crédito, fuentes externas, etc.

Control presupuestario

El control presupuestal es un conjunto de procedimientos y recursos que usados con pericia y habilidad, sirven a la ciencia de la administración para planear, coordinar y controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin de que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo de esfuerzo.

La primera utilidad que nos reportan los presupuestos, es basar el plan de acción que se elabore para la empresa en cuidadosas investigaciones, estudios y estadísticas disponibles.
Cada uno de los funcionarios definirá los objetivos fundamentales de la empresa y los de su propio departamento, diferenciándolos de los objetivos administrativos. Esta claridad de percepción de los objetivos, facilitará la labor de éstos, ya que podrá ir comprobando en el curso de las operaciones cuáles ha cumplido y cuáles no.
Permite relacionar las actividades del negocio con la tendencia de los negocios en general, y facilita el tomar decisiones oportunas en cuanto al rumbo que debe seguir.
Incrementa la productividad de la función financiera, puesto que dirige el uso de capital y los esfuerzos de los administradores por los canales de mayor utilidad. El saber cuándo y cuánto dinero se necesitará, permite recurrir a las fuentes de financiamiento más convenientes y baratas, sin tener que aceptar lo que ofrezcan simplemente por el hecho de que se necesite con urgencia.
 

La contabilidad en la empresa es un proceso necesario que sirve para conocer los estados patrimoniales de la misma. Es prácticamente imposible tener un manejo razonable de una organización sin conocer con exactitud sus números y circunstancias patrimoniales, sus relaciones entre activos y activos. Esta circunstancia es cierto tanto para una gran empresa como para un micro emprendimiento, aunque es cierto que en el segundo caso puede existir un registro muy rudimentario. La contabilidad en la empresa es llevada concienzudamente por especialistas y es fundamental para evaluar las decisiones que a futuro se tomarán. En términos profesionales se sigue utilizando el sistema de partida doble.


... de Importancia: http://www.importancia.org/contabilidad-en-la-empresa.php

Función administrativa

La gestión documental
El área administrativa es un área de NO toma de decisiones, su función es dar soporte al resto de áreas de la empresa, y gracias a este soporte, se pueden tomar decisiones sobre nuestro negocio.
Todo debe estar perfectamente documentado en la empresa, además de porque es obligatorio, para que su función sea efectiva.

Definición de los documentos, análisis de su contenido y valoración de su necesidad
Los documentos se definen por áreas, según la necesidad de información.
Debemos aglutinar en lo posible documentos pero teniendo en cuenta los niveles de acceso a los mismos por parte de los departamentos. Debemos clasificarlos también por la sensibilidad de información que contienen y definir niveles de seguridad para su acceso.

Clasificación de documentos

Podemos clasificarlos por:

• Su contenido: Por su nivel de acceso, seguridad, etc..
• Su exigencia: Hay documentos que son de obligatorio cumplimiento legal. Ejm: Acta de la Junta General de Socios.
• Por el soporte utilizado: En la actualidad, el soporte más utilizado es el digital, aunque sigue coexistiendo con el papel.
• Circulación.
• Seguridad: Nivel de sensibilidad de información contenida en el documento, pudiendo llegar a ser confidenciales, etc.

Procedimientos
Pieza clave de éste punto es la normalización del trabajo, si creamos un método procedimental para cada tarea, conseguimos un ahorro de tiempo a corto plazo.

Tales procedimientos deben quedar reflejados por escrito y divulgarlo a todo el personal que deba implicarlo en su quehacer, realizando posteriores seguimientos para comprobar su correcto funcionamiento.

Manejo de la información documental. Su guarda y custodia. Auditoría de seguridad documental, documentación como elemento de control, análisis y toma de decisiones
Es normal encontrarnos en la empresa que cada departamento genera su propia documentación sin que se comparta con otros departamentos, ésto es un error, ya que si conocieramos algunos datos, nos podría ayudar en la toma de decisiones que se nos puedan plantear en otro puesto.
Una buena idea sería la rotación de puestos, al conocer el funcionamiento y documentación generada en otros puestos que hayamos realizado, podremos encontrar una gran ayuda para realizar una tarea en otro puesto diferente, ya que al tener esos datos, podremos realizar nuestro trabajo de una forma más eficaz y efectiva.

-Guarda y custodia de la documentación.
Todas las empresas están obligadas por ley a guardar una determinada documentación durante un tiempo. Alguna documentación debe tenerla por tiempo indeterminado y otra durante un periodo de tiempo contemplado en la ley correspondiente.

Además en la LOPD (La Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal) se establece que debemos reflejar en unos documentos remitidos a la agencia de protección de datos los encargados de manipular información sensible e incluso por seguridad los empleados que manejan bases de datos tienen que firmar un documento por el que se comprometen a que el uso de esos datos será aquel al que están destinados.

-Auditoría

Es importante tener algún sistema de auditoría interna y externa para impedir que la información que manejamos pueda filtrarse y para ello en empresas de cierto tamaño se dispone de un departamento de auditoría interna que gestiona todos estos riesgos. 

Para evitar filtraciones es importante seguir aquellos procedimientos que existan al respecto y que se establecieron a tal fin.

 

-Documentos como elementos de control, análisis y toma de decisiones

Si a la hora de general documentación se ha seguido un procedimiento adecuado la documentación nos ayuda a la hora de controlar cualquier anomalía que se pueda producir. Asimismo nos permite hacer un análisis de la situación en cualquier campo de la empresa que nos ayudará a tomar mejores decisiones.

 

Exigencias legales respecto al mantenimiento de los documentos de la empresa

Como ya hemos hablado anteriormente, la empresa tiene la obligación de mantener en la empresa la documentación que sea exigida por ley, debiendo presentarla ante la petición de la autoridad competente, pudiendo ser sancionada por no hacerlo.

Hay documentación que debe permanecer  dentro de la empresa, como las nóminas, contratos, etc, mientras otros pueden estar en otra ubicación diferente, pero siempre disponibles para ella, un ejemplo sería el plan de riesgos laborales de nuestra empresa, que puede tenerlo la empresa que hayamos subcontratado para realizar dicho plan, pero que debe poner a nuestra disposición cuando así lo solicitemos. 

Tics en la gestión documental. La externalización de la gestión documental

En la actualidad, el desarrollo e implementación de Programas de Gestión Documental en las empresas se facilita con la articulación y uso de las Tecnologías de la Información y la Comucación TIC. Aunque puede resultar aparentemente costoso, su implementación depende del tamaño de la empresa y de su producción documental, cuyo crecimiento debe estar controlado a través de políticas que minimicen el uso del papel, reduciéndolo sólo a aquellos documentos cuyo valor secundario obligue a la conservación permanente del mismo. Igualmente, el administrador de documentos debe hacer equipo con el ingeniero de sistemas para conseguir soluciones que faciliten la gestión de los documentos a través del uso de las herramientas tecnológicas de que se disponga en la entidad.
Sinembargo, se debe tener presente que el costo asociado al uso de las tecnologías, consiste en el vertiginoso desarrollo de las mismas, lo cual implica diseñar estrategias de migración de la información en períodos de tiempo determinados, hacia soportes más avanzados, según la evolución de los sistemas utilizados. 

 

Dentro de las grandes empresas la gestión documental se realiza de forma interna, pero en las pequeñas empresas, debido al alto coste que genera, se suele externalizar dichos servicios, subcontratando a empresas especializadas en dicho servicio.

La externalización de este servicio supone una reducción de costes fijos y recursos para la empresa. La revisión documental, su gestión y los trámites que conllevan las consultas relacionadas, suman un gran volumen de horas, por lo que externalizar este servicio supone un ahorro de tiempo y dinero, solventando totalmente las necesidades del cliente sin margen de error y cumpliendo los plazos establecidos. De igual forma, a la hora de validar un documento el técnico mantiene objetividad e imparcialidad en todo momento.