Función administrativa

La gestión documental
El área administrativa es un área de NO toma de decisiones, su función es dar soporte al resto de áreas de la empresa, y gracias a este soporte, se pueden tomar decisiones sobre nuestro negocio.
Todo debe estar perfectamente documentado en la empresa, además de porque es obligatorio, para que su función sea efectiva.

Definición de los documentos, análisis de su contenido y valoración de su necesidad
Los documentos se definen por áreas, según la necesidad de información.
Debemos aglutinar en lo posible documentos pero teniendo en cuenta los niveles de acceso a los mismos por parte de los departamentos. Debemos clasificarlos también por la sensibilidad de información que contienen y definir niveles de seguridad para su acceso.

Clasificación de documentos

Podemos clasificarlos por:

• Su contenido: Por su nivel de acceso, seguridad, etc..
• Su exigencia: Hay documentos que son de obligatorio cumplimiento legal. Ejm: Acta de la Junta General de Socios.
• Por el soporte utilizado: En la actualidad, el soporte más utilizado es el digital, aunque sigue coexistiendo con el papel.
• Circulación.
• Seguridad: Nivel de sensibilidad de información contenida en el documento, pudiendo llegar a ser confidenciales, etc.

Procedimientos
Pieza clave de éste punto es la normalización del trabajo, si creamos un método procedimental para cada tarea, conseguimos un ahorro de tiempo a corto plazo.

Tales procedimientos deben quedar reflejados por escrito y divulgarlo a todo el personal que deba implicarlo en su quehacer, realizando posteriores seguimientos para comprobar su correcto funcionamiento.

Manejo de la información documental. Su guarda y custodia. Auditoría de seguridad documental, documentación como elemento de control, análisis y toma de decisiones
Es normal encontrarnos en la empresa que cada departamento genera su propia documentación sin que se comparta con otros departamentos, ésto es un error, ya que si conocieramos algunos datos, nos podría ayudar en la toma de decisiones que se nos puedan plantear en otro puesto.
Una buena idea sería la rotación de puestos, al conocer el funcionamiento y documentación generada en otros puestos que hayamos realizado, podremos encontrar una gran ayuda para realizar una tarea en otro puesto diferente, ya que al tener esos datos, podremos realizar nuestro trabajo de una forma más eficaz y efectiva.

-Guarda y custodia de la documentación.
Todas las empresas están obligadas por ley a guardar una determinada documentación durante un tiempo. Alguna documentación debe tenerla por tiempo indeterminado y otra durante un periodo de tiempo contemplado en la ley correspondiente.

Además en la LOPD (La Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal) se establece que debemos reflejar en unos documentos remitidos a la agencia de protección de datos los encargados de manipular información sensible e incluso por seguridad los empleados que manejan bases de datos tienen que firmar un documento por el que se comprometen a que el uso de esos datos será aquel al que están destinados.

-Auditoría

Es importante tener algún sistema de auditoría interna y externa para impedir que la información que manejamos pueda filtrarse y para ello en empresas de cierto tamaño se dispone de un departamento de auditoría interna que gestiona todos estos riesgos. 

Para evitar filtraciones es importante seguir aquellos procedimientos que existan al respecto y que se establecieron a tal fin.

 

-Documentos como elementos de control, análisis y toma de decisiones

Si a la hora de general documentación se ha seguido un procedimiento adecuado la documentación nos ayuda a la hora de controlar cualquier anomalía que se pueda producir. Asimismo nos permite hacer un análisis de la situación en cualquier campo de la empresa que nos ayudará a tomar mejores decisiones.

 

Exigencias legales respecto al mantenimiento de los documentos de la empresa

Como ya hemos hablado anteriormente, la empresa tiene la obligación de mantener en la empresa la documentación que sea exigida por ley, debiendo presentarla ante la petición de la autoridad competente, pudiendo ser sancionada por no hacerlo.

Hay documentación que debe permanecer  dentro de la empresa, como las nóminas, contratos, etc, mientras otros pueden estar en otra ubicación diferente, pero siempre disponibles para ella, un ejemplo sería el plan de riesgos laborales de nuestra empresa, que puede tenerlo la empresa que hayamos subcontratado para realizar dicho plan, pero que debe poner a nuestra disposición cuando así lo solicitemos. 

Tics en la gestión documental. La externalización de la gestión documental

En la actualidad, el desarrollo e implementación de Programas de Gestión Documental en las empresas se facilita con la articulación y uso de las Tecnologías de la Información y la Comucación TIC. Aunque puede resultar aparentemente costoso, su implementación depende del tamaño de la empresa y de su producción documental, cuyo crecimiento debe estar controlado a través de políticas que minimicen el uso del papel, reduciéndolo sólo a aquellos documentos cuyo valor secundario obligue a la conservación permanente del mismo. Igualmente, el administrador de documentos debe hacer equipo con el ingeniero de sistemas para conseguir soluciones que faciliten la gestión de los documentos a través del uso de las herramientas tecnológicas de que se disponga en la entidad.
Sinembargo, se debe tener presente que el costo asociado al uso de las tecnologías, consiste en el vertiginoso desarrollo de las mismas, lo cual implica diseñar estrategias de migración de la información en períodos de tiempo determinados, hacia soportes más avanzados, según la evolución de los sistemas utilizados. 

 

Dentro de las grandes empresas la gestión documental se realiza de forma interna, pero en las pequeñas empresas, debido al alto coste que genera, se suele externalizar dichos servicios, subcontratando a empresas especializadas en dicho servicio.

La externalización de este servicio supone una reducción de costes fijos y recursos para la empresa. La revisión documental, su gestión y los trámites que conllevan las consultas relacionadas, suman un gran volumen de horas, por lo que externalizar este servicio supone un ahorro de tiempo y dinero, solventando totalmente las necesidades del cliente sin margen de error y cumpliendo los plazos establecidos. De igual forma, a la hora de validar un documento el técnico mantiene objetividad e imparcialidad en todo momento.